Lokalhistorisk Forening
for Gislum og Vognsild sogne
Vedtægter
§1 Navn og hjemsted
Foreningens navn er Lokalhistorisk Forening for Gislum og Vognsild sogne, (herefter kaldet Foreningen), og dens hjemsted er Kernehuset på Vestrup skole. Foreningen er en selvejende institution, og dens arbejdsområde er Gislum og Vognsild sogne.
§2 Foreningens formål
Foreningens formål er:
1. At indsamle, registrere og bevare arkivalier, billed- og lydoptagelser, trykt materiale og andre data uanset medium af ikke statslig proveniens med tilknytning til Gislum og Vognsild sognes borgere, foreninger, virksomheder og institutioner i fortid og nutid.
2. At stille det indsamlede materiale til rådighed for offentligheden efter de gældende regler for tilgængelighed.
3. Gennem formidlende virksomhed at fremme kendskabet til og styrke interessen for Gislum og Vognsild sognes historie.
§3 Det indsamlede materiale betragtes som offentlig ejendom og Foreningen garanterer dets forbliven som sådan.
§4 Foreningen er medlem af Lokalhistoriske Arkiver i Nordjyllands Amt (LANA) og Sammenslutningen af Lokalhistoriske Arkiver (SLA).
Foreningen deltager i lokale, amtslige og landsdækkende fællesregistreringer, der er arrangeret eller godkendt af SLA eller LANA.
I øvrigt samarbejder Foreningens arkiv med andre arkiver og beslægtede institutioner og kan afstemme sin arbejdsplan herefter.
§5 Bestyrelse
Foreningen ledes af en bestyrelse på 5 medlemmer.
Bestyrelsen vælges af generalforsamlingen for 2 år ad gangen. I lige år afgår 2 medlemmer, og ulige år 3 medlemmer.
Hvert år vælges 2 suppleanter samt 1 revisor og en suppleant for denne.
Bestyrelsen konstituerer sig selv med formand, næstformand, kasserer og sekretær.
Bestyrelsen fastlægger i øvrigt selv sin forretningsorden.
Der føres protokol over møderne.
Formanden og kasseren tegner Foreningen.
Arbejde i bestyrelsen er ulønnet.
§6 Bestyrelsen ansætter/afskediger en arkivleder, der er ansvarlig for arkivets drift, samlingernes tilstand og deres benyttelse i henhold til SLA's standardinstruks for arkivledere.
Arbejdet som arkivleder er ulønnet.
§7 Bestyrelsen ansætter/afskediger øvrigt personale i samråd med arkivlederen.
Bestyrelsen påser og har ansvar for, at arkivets samlinger opbevares betryggende, at de er forsvarligt registreret, og at de er offentligt tilgængelige med fast åbningstid, dog således at SLA's tilgængelighedsregler respekteres.
Alt arbejde i arkivet i ulønnet.
§8 Arbejdsplan
Bestyrelsen er ansvarlig for udarbejdelsen af en arbejdsplan og et budget samt for overholdelsen heraf.
§9 Økonomi
Foreningens økonomi baseres primært på medlemskontingenter.
Kontingentopkrævning udsendes i januar måned, og kontingentet skal være betalt inden udgangen af februar.
Foreningens arkiv etableres og drives for kontingentmidler og for midler tilvejebragt gennem tilskud fra det offentlige, institutioner, virksomheder, foreninger samt private personer.
Regnskabsåret er kalenderåret.
Foreningens og arkivets regnskab revideres af Foreningens revisor.
Pengemidler, som Foreningen råder over, skal udover en mindre kassebeholdning indestå på konti oprettet for Foreningen i et eller flere pengeinstitutter.
§10 Medlemskab
Som medlemmer af Foreningen kan optages:
Enkeltpersoner
Par
Firmaer, institutioner samt foreninger.
For de 3 kategorier kan der fastsættes forskellige kontingentsatser.
§11 Generalforsamling
Foreningens årsberetning og det reviderede regnskab fremlægges på den ordinære generalforsamling i marts måned.
Generalforsamlingen indkaldes ved skriftlig meddelelse til samtlige medlemmer i januar måned.
Generalforsamlingens dagsorden skal indeholde følgende punkter:
1. Valg af dirigent og referent.
2. Beretning, herunder arkivlederens orientering.
3. Regnskab og budget
4. Fastlæggelse af kontingent.
5. Valg af bestyrelsesmedlemmer samt suppleanter.
6. Valg af revisor samt suppleant.
7. Indkomne forslag.
8. Eventuelt.
Stemmeberettigede og valgbare er alle personlige medlemmer, der har betalt kontingent.
Generalforsamlingens beslutninger træffes ved almindelig stemmeflertal.
Der kan ikke stemmes ved fuldmagt.
Forslag til punkt 7 (indkomne forslag) på dagsordenen skal være formanden i hænde senest 14 dage før generalforsamlingen.
Ekstraordinær generalforsamling skal afholdes, når bestyrelsens flertal ønsker det, eller når en tredjedel af medlemmerne skriftligt fremsætter begæring herom.
Ekstraordinær generalforsamling afholdes inden en måned efter, at begæringen herom er fremsat.
Den indkaldes med mindst 14 dages varsel ved udsendelse af dagsorden samt motivering for dens afholdelse.
§12 Opløsning
Foreningens opløsning kræver vedtagelse på 2 generalforsamlinger, afholdt med mindst 14 dages mellemrum.
På hver generalforsamling skal mindst 2/3 af de fremmødte stemme for opløsningen.
Opløses Foreningen, skal samlingerne anbringes efter nærmere aftale med kommunalbestyrelsen og LANA, så deres forbliven som offentlig ejendom og deres offentlige tilgængelighed er sikret.
Eventuel formue overføres til andet lokalhistorisk arbejde efter bestyrelsens beslutning.
§13 Ikrafttræden
Vedtægter træder i kraft umiddelbart efter vedtagelsen.
Medlemskab af SLA kan først opnås, når disse vedtægter er godkendt af LANA og SLA, idet en sådan godkendelse er en forudsætning for medlemskabet af disse sammenslutninger.
§14 Vedtægtsændringer
Disse vedtægter kan kun ændres på en generalforsamling ved skriftligt forslag fra bestyrelsen eller et medlem af Foreningen.
Vedtægtsændringer besluttes ved almindeligt stemmeflertal.
Vedtægtsændringer skal godkendes af LANA og SLA.
Således vedtaget
Vestrup, d. 16.marts 2004.